Sistem Informasi Akuntansi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar belakang Masalah

Comfy Cubicles and More…

( Disiapkan oleh Kristin Kerr, Lehigh University )

Comfy Cubicles and More…adalah produsen perabotan kantor yang memiliki lima kantor penjualanan dan satu pabrik di New Jersey. Jumlah karyawannya ada 175 orang. Comfy berfokus pada produksi perabotan kantor berkualitas tinggi untuk bisnis kecil dan perumahan. Persaigannya yang lebih besar adalah Office Depot, Staples, dan IKEA. Perusahaan seperti Tornado Supplies dan Raw Parts, Inc., memasok bahan baku ke Comfy. Produksi mencakup meja, kursi, lemari arsip, rak buku, lampu, meja konferensi, dan dinding penyekat. Dengan pendapatan yang meningkat sebesar $ 120.000.000. Akan tetapi, perusahaan ini sedang mengalami masalah operasional sehingga memerlukan perbaikan pada sistemnya.

Siklus Pendapatan

Comfy Cubicles and More…memiliki departemen penjualan dengan dua orang staf penuh waktu dan beberapa staf paruh waktu di masing-masing dari lima kantor penjualannya yang tersebar di seluruh New Jersey. Para pelanggan bisa menggunakan berbagai cara ketika memesan perabotan dari Comfy. Mereka bisa datng ke kantor di mana mereka bisa memeriksa perabotan yang ada sebelum memesan, dan bisa juga membeli barang hari itu jika barangnya tersedia. Pelanggan juga bisa memesan melalui telepon atau melalui situs Web perusahaan. Mulai dari departemen penjualan, pesanan pelanggan datang dari pelanggan baru dan pelanggan lama, staf penjualan pertama-tama memeriksa apakah pelanggan tersebut sudah tercatat atau belum. Jika pelanggan tersebut sudah pernah berbisnis dengan Comfy, maka pemeriksaan kredit tidak perlu dilakukan dan pesanan akan dimasukkan ke computer pada entry berikutnya. Akan tetapi, jika pelanggan tersebut tidak ada pada file, maka pemeriksaan kredit dilakukan dengan ukuran yang hati-hati dan pelanggan baru tersebut kemudian dimasukkan ke file catatan pelanggan. Setelah pemeriksaan kredit disetujui, staf penjualan memasukkan pesanan pelanggan bersama dengan pesanan lain yang sudah masuk ke computer. Staf penjualan memasukkan pesanan pelanggan ke system pesanan penjualan yang terkomputerisasi secara berkala sepanjang hari. Setelah pesanan penjualan dimasukkan, salinan elektronik dari pesanan penjualan dikirim ke pelanggan (bergantung pada preferensi pelanggan, salinan fisik dikirim ke pelanggan atau salinan elektronik), pabrik, dan departemen pengiriman, dan satu disimpan di departemen penjualan di file pesanan penjualan yang belum dipenuhi.

            Pabrik membuat dua salinan pesanan penjualan. Ini digunakan sebagai dokumen pengeluaran barang yang digunakan untuk mengambil bahan baku yang dibutuhkan dan untuk memastikan bahwa produksi sesuai dengan pesanan. Semuanya dikirim bersama dengan barang jadi ke departemen pengiriman. Staf di departemen produksi menverifikasi bahwa barang yang dikirim ke departemen pengiriman sudah tepat, menandatangani dua salinan pengeluaran barang, dan menyimpan salinan elektronik dari pesanan penjualan file pesanan yang sudah dipenuhi. Ketika menyimpan pesanan penjualan, staf juga memperbarui buku besar pembantu persediaan seesuai dengan jumlah persediaan yang digunakan untuk pesanan tersebut. Disitem pesanan penjualan terkomputerisasi di Comfy, buku besar umum secara otomatis diperbarui ketika buku besar pembantu persediaan diperbarui.

            Ketika departemen pengiriman menerima dua salinan slip pengeluaran barang dari pabrik, mereka menverifikasinya dengan pesanan penjualan elektronik yang dikirim dari departemen penjualan. Setelah verifikasi, satu slip pengeluaran barang digunakan sebagai slip pengepakan dan dikirim dengan barang pesanan ke kurir. Salina pengeluaran barang yang satunya lagi berisi biaya pengiriman dan informasi lainnya yang dibutuhkan oleh departemen penagihan. Ini menjadi slip pengiriman yang akan dikirim ke departemen piutang dagang/penagihan sebagai bukti bahwa pesanan sudah dikirim. Masih di departemen pengiriman, tiga salinan bill of lading disiapkan. Dua salinan dikirim bersama dengan slip pengepakan dan barang ke kurir dan salinan yang satunya lagi disimpan di departemen pengiriman. Salinan elektronik dari pesanan penjualan juga disimpan di departemen pengiriman.

            Setelah slip pengiriman tiba di departemen piutang dagang/penagihan, pelanggan akan ditagih. Staf penagihan menyiapkan dan mencetak faktur penjualan berdasarkan informasi pada slip pengiriman, dan biaya tambahan dan potongan harga ditambahkan. Satu salinan dikirim ke pelanggan sebagai tagihan resmi. Salinan elektronik disimpan di departemen piutang dagang/penagihan pada file faktur yang belum dipenuhi. Dokumen pengiriman kemudian dikirim kembali ke departemen penjualan dan digunakan untuk menutup file pesanan penjualan yang belum dipenuhi/terbuka. Setelah faktur dikirim, penjualan dicatat di jurnal penjualan dan buku besar pembantu piutang dagang diperbarui. Buku besar umum secara otomatis diperbarui ketika jurnal penjualan dan buku besar pembantu piutang dagang diperbarui.

            Semua surat diterima oleh salah satu dari lima karyawan di bagian surat-menyurat di mana cek dan slip permintaan pembayaran dicocokkan dan dua salinan daftar pembayaran disiapkan. Cek dan satu salinan daftar pembayaran kemudian dikirim ke kasir yang bekerja di ddeprtemen penerimaan kas, yang kemudian mencocokkan keduanya dan menandatangani bagian belakang cek tersebut. Kasir juga menyiapkan slip setoran dan memperbarui jurnal penerimaan kas melalui program computer. Ini secara otomatis memperrbarui buku besar umum. Bersama dengan cek yang sudah ditandatangani, dua salinan slip setoran disimpan dengan satu salinan daftar pembayaran dikirim ke departemen piutang dagang/penagihan. Dokumen ini dicocokkan dan, dari informasi pada slip permintaan pembayaran, staf akan memperbarui buku besar pembantu piutang dagang di computer. Buku besar umum secara otomatis diperbarui sebagai bagian dari program computer perusahaan. Slip permintaan pembayaran dan daftar pembayaran kemudian disimpan.

1.2 Perumusan Masalah

Diminta

a.       Buatlah diagram arus data dari system saat ini.

b.      Buatlah bagan alir dokumen dari system yang ada saat ini.

c.       Analisis kelemahan pengendalian internal dalam system ini. Sesuaikan jawaban Anda dengan enam kategori aktivitas pengendalian fisik yang disebutkan dalam SAS 78.

d.      Siapkan bagan alir system dari system berbasis computer yang didesain ulang yang menyelesaikan kelemahan pengendalian yang Anda identifikasi.

1.3 Tujuan Pembuatan Makalah

1.      Untuk mengetahui “Bagaimana membuat diagram arus data dari system saat ini ?”

2.      Untuk mengetahui “Bagaimana membuat bagan alir dokumen dari system yang ada saat ini?”

3.      Untuk mengetahi “Bagaimana analisis kelemahan pengendalian internal dalam system ini dan bagan alir system dari system berbasis computer?”

4.      Untuk syarat pemenuhan tugas SIA.

1.4 Kegunaan Makalah

1.      Kegunaan Teoritis

Hasil pembuatan makalah ini diharapkan dapat digunakan sebagai bahan masukan pengembangan ilmu pengetahuan.

2.      Kegunaan Praktis

Hasil pembuatan makalah ini diharapkan dapat memberikan masukan yang sangat berharga bagi berbagai pihak yang terkait dalam perkembangan siklus pendapatan dalam menyelesaikan suatu kasus yang terjadi di dalam sebuah perusahaan.

Bab II

Pembahasan

Jawaban C

Analisis kelemahan pengendalian internal dalam system ini

1.      Otorisasi Transaksi

Pemeriksaan kredit. Tujuan otorisasi transaksi adalah untuk memastikan bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Departemen kredit merupakan bagian yang mengotorisasi pemrosesan pesanan penjualan. Departemen ini memastikan bahwa kebijakan kredit perusahaan dilaksanakan dengan benar. Perhatian utamanya adalah kelayakan pemberian kredit bisa menggunakan berbagai macam teknik dan penjualan.

Pada perusahan Comfy Cubicles and More…

Mereka menggunakan otorisasi khusus, karena pada Comfy Cubicles and More… untuk pelanggan yang baru pertama kali mengajukan permohonan kredit akan memerlukan waktu yang agak lama.

Kebijakan Retur Barang. Departemen kredit mengotorisasi proses retur barang. Penentuan ini didasarkan pada sifat penjualan dan situasi retur.

Pradaftar Kas. Pradaftar kas menyediakan sarana untuk melakukan verifikasi apakah cek dari pelanggan dan permintaan pembayaran sudah benar. Disinilah letak salah satu kelemahan maupun kesalahan system operasinal pada Comfy Cubicles and More… mereka lalai ataupun kurang teliti dalam hal ini, sehingga pada departemen kas tidak dapat terdeteksi ketika dilakukan pencocokan antara batch dengan daftar tersebut. Jadi, secara tidak langsung permintaan pembayaran kas tidak terotorisasi  pada pembukuan permintaan pembayaran ke   akun pelanggan.

2.      Pemisahan Tugas

      Bagian yang mengotorisasi transaksi harus terpisah dengan bagian yang memproses transaksi. Dalam siklus pendapatan, departemen kredit terpisah dari seluruh proses, jadi otorisasi formal untuk transaksi merupakan aktivitas yang independen. Pentingnya pemisahan ini jelas mengingat adanya konflik potensial dalam tujuan antara karyawan pemasaran dengan organisasi.

Pengendalian aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan aktiva. Dalam system pemrosesan pesanan penjualan, gudang persediaan yang menyimpan aktiva fisik, dan fungsi akuntansi (buku besar umum dan departemen pengendalian persediaan) yang melakukan pencatatan. Pada system penerimaan kas, departemen penerimaan kas menyimpan aktiva (kas), dan fungsi akuntansi (buku besar umum dan departemen piutang dagang) menyimpan data akuntansinya. Kasir melaporkan ke bendahara yang bertanggung jawab atas aktiva lancer.

Pada Comfy Cubicles and More…, hal ini dilakukan semuanya oleh seorang kasir sehingga terjadilah kesalahan dan kelemahan pada system operasional perusahaan tersebut. Pemilik perusahaan kurang teliti dalam hal ini, ia terlalu memberikan kepercayaan yang sangat besar pada seorang kasir dan merugikan perusahannya sendiri.

3.      Supervise

Supervise dapat memberikan pengendalian pada system yang sudah terpisah dengan baik. Supervise dapat juga memberikan pengendalian pada system yang sudah terpisah dengan baik. Misalnya, pada system penerimaan kas, bagian penerimaan kas, bagian penerimaan dokumen merupakan titik rawan bagi semua perusahaan. Individu yang bertugas untuk membuka dokumen memiliki akses ke kas (aktiva) dan dokumen permintaan pembayaran (catatan transaksi). Karyawan yang tidak jujur akan menggunakan kesempatan ini untuk mencuri cek, menguangkannya, dan menghancurkan permintaan pembayaran seehingga tidak meninggalkan bukti transaksi.

4.      Catatan Akuntansi

Pengendalian ini merupakan fitur operasional yang penting, dengan mengikuti jejak audit manajemen dapat menemukan di mana kesalahan dalam system terjadi.

      Dokumen Sumber Bernomor, seperti pesanan penjualan, pemberitahuan pengiriman, permintaan pembayaran, dan lain-lain dinomori secara berurutan oleh printer sehingga setiap transaksi dapat diidentifikasi dan berbeda dengan yang lainnya. Pada Comfy Cubicles and More…,pemberian dokumen sumber bernomor ini tidak dilakukan. Mereka hanya memasukan data pesanan maupun yang lainnya di computer saja dan tidak ada pemberian nomor khusus seperti yang telah dijelaskan.

      Jurnal Khusus. Dengan mengelompokkan transaksi yang sama pada jurnal khusus, system menyediakan laporan singkat atas seluruh kelompok kejadian. Untuk keperluan ini, system siklus pendapatan menggunakan jurnal penjualan dan penerimaan kas.

      Buku Besar Pembantu. Ada dua buku besar pembantu yang digunakan untuk menangkap perincian transaksi dalam siklus pendapatan, yaitu buku besar pembantu persediaan dan piutang dagang. Penjualan produk mengurangi pengaruh pada akun pembantu persediaan dan meningkatkan akun pembantu piutang dagang pelanggan. Pembayaran kas dari pelanggan mengurangi akan pembantu piutang dagang mereka.

      Buku Besar Umum. Akun pengendali buku besar umum merupakan dassar untuk menyiapkan laporan keuangan. Transaksi siklus pendapatan mempengaruhi akun buku besar pembantu sepeti penjualan, persediaan, harga pokok penjualan, piutang dagang, dan kas. Voucer jurnal yang meringkas aktivitas jurnal dan buku besar pembantu mengalir ke buku besar umum untuk memperbaharui akun-akun tersebut. Jadi, kita mempunyai jejak audit yang lengkap dari laporan keuangan sampai dokumen sumber melalui buku besar umum, buku besar pembantu, dan jurnal khusus.

      File. Siklus pendapatan menggunakan beberapa file sementara dan permanen untuk menunjang jejak audit. Pada Comfy Cubicles and More…,menggunakan file pesanan penjualan terbuka, file referensi data harga , file sejarah penjualan, file laporan pengiriman, dan file memo kredit.

5.      Pengendali Akses

Pengendali akses mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktifa fisik pada siklus pendapatan adalah persediaan dan kas. Pembatasan akses ke aktiva ini meliputi :

·         Keamanan gudang, seperti pagar, alarm, dan penjaga

·         Penyetoran kas secara harian ke bank

·         Penggunaan lemari besi atau kotak deposit yang aman untuk kas

·         Penguncian laci kas dan lemari besi pada departemen penerimaan kas

Pengendalian akses atas informasi mencakup pembatasan akses ke dokumen yang mengendalikan aktiva, yaitu dokumen sumber, jurnal dan buku besar. Seseorang yang tidak dibatasi aksesnya dapat memanipulasi aktiva perusahaan.

6.      Verifikasi Independen

Tujuan verifikasi independen adalah untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh orang lain dalam system. Agar efektif, verifikasi independen ini harus terjadi pada poin-piin utama dalam proses yang di mana kesalahan dapat terdeteksi dengan cepat dan benar. Pengendali verifikasi independen dalam siklus pendapatan muncul dalam poin-poin berikut ini:

Ø  Departemen pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan dari gudang sudah benar dan dalam hal jenis dan jumlahnya. Sebelum barang tersebut dikirim ke pelanggan, dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman di cocokkan.

Ø  Departemen penagihan mencocokkan pemberitahuan pengiriman ddengan faktur penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan ditagih sesuai dengan barang yang dikirimkan

Ø  Departemen buku besar umum juga memegang peranan penting dalam verifikasi. Staf buku besar umum mencocokkan voucer jurnal yang di buat oleh berbagai departemen. Departemen penagihan meringkas jurnal penjualan, pengendalian persediaan meringkas penurunan pada buku besar pembantu piutang dagang. Setiap departemen tersebut mengirimkan voucerr jurnal dan perhitungan yang lainnya ke departemen buku besar umum, di mana informasi tersebut di cocokkan dan di bukukan ke masing-masing akun pengendali.

Departemen buku besar umum dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan dari proses transaksi. Misalnya, total dari seluruh penjualan kredit yang dicatat oleh penagihan seharusnya sesuai dengan jumlah total kenaikan buku besar pembantu piutang dagang yang sudah dibukukan. Transaksi penjualan yang dicatat dalam jurnal tetapi tidak dibukukan kea kun pelanggan akan terdeteksi oleh fungsi buku besar umum. Sebab khusus dari ketidakseimbangan saldo tidak dapat ditentukan disini, tetapi kesalahan sudah dicatat. Untuk menemukan kesalahan mungkin diperlukan pemeriksaan seluruh transaksi yag diproses selama periode tertentu.

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

Lima komponen pengendalian internal yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, pengawasan, dan aktivitas pengendalian yaitu menyediakan auditor informasi yang penting mengenai risiko penyalahsajian yang penting dalam laporan keuangan dan penipuan. Para auditr karenanya diharuskan untuk mendapat pengetahuan yang memadai atas pengendalian internal untuk merencakan audit mereka. Dalam siklus pendapatan ini penulis hanya menganalisis enam kelompok aktivitas pengendalian internal yang menjadi petunjuk penulis dalam membuat dan mengevaluasi proses pengendalian transasi. Proses tersebut adalah pemisahan tugas, superisi, catatan akuntansi, pengendalian akses, dan verifikasi independen.

DAFTAR PUSTAKA

Hall, James A. 2009. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat : Jakarta.